Para la correcta interpretación, aplicación y cumplimiento de la presente Política de Privacidad, y en estricta concordancia con la normatividad colombiana y los estándares internacionales, se aplicarán las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se le comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento, cualquiera sea el medio o formato en el que se encuentre.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Personal Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento (ej. el cliente, pasajero o Beneficiario del servicio de asistencia).
• Habeas Data: Derecho fundamental que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• Responsable del Tratamiento: Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. EG ASSIST actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
• Oficial de Protección de Datos: Es la persona o área (Departamento de Servicio al Cliente – Customer Service) designada por el Responsable para asumir la función de protección de datos personales, atender las solicitudes de los Titulares y velar por el cumplimiento de esta política.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. (Para efectos de la prestación médica, MOK y su red de prestadores aliados).
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio residente, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez asume la calidad de Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Póliza de Asistencia (o Póliza): Para efectos de esta política, se refiere al contrato de servicios de asistencia internacional. El Titular acepta que este término se utiliza con fines de armonización terminológica migratoria y no implica la existencia de un contrato de seguro, sino un servicio coordinado por el Responsable y ejecutado por los Encargados.

Para todos los efectos legales, administrativos y de cumplimiento, la plataforma digital y la marca comercial EG ASSIST son operadas y representadas por la sociedad estadounidense EGASSIST, LLC, con número de identificación fiscal (EIN) 38-4394059, domiciliada en 131 Continental Dr, Suite 305, Newark, Delaware 19713, EE. UU, quien asume la calidad legal de Responsable del Tratamiento de las bases de datos. Para garantizar los derechos de los Titulares, La Empresa ha dispuesto los siguientes canales institucionales de atención:

• Correo electrónico: LLC@egassist.com
• Teléfono / WhatsApp: +19256054656
• Sitio web: https://egassist.com/

EG ASSIT como responsable del tratamiento de datos personales, podrá suscribir alianzas o convenios para el desarrollo de su objeto social y encargar a otras entidades o personas del tratamiento de los datos personales de los cuales sea responsable, para lo cual obtendrá el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares de los datos, garantizando de esta manera los derechos a la protección de los datos.

3.1 Designación del Oficial de Datos Personales.

EG ASSIST LLC ha designado a su Departamento de Servicio al Cliente (Customer Service) como la oficina encargada de velar por la protección de datos personales y atender los requerimientos de los Titulares (Habeas Data). Este departamento actuará bajo la supervisión de la Dirección Legal para asegurar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, así como la normatividad legal vigente y tratados y prácticas internacionales.

Al interactuar con nuestra plataforma, EG ASSIST recopila dos categorías de información:

4.1 Información No Personal (Datos de Navegación e Interacción).

Incluye datos que no pueden ser utilizados para identificarlo personalmente, tales como información de uso anónimo, URLs de referencia o de salida, el tipo de navegador que utiliza, el dispositivo desde el cual se conectó, su dirección IP general y el número de clics. Esta información se recopila de forma automática con el fin de administrar el Sitio, analizar métricas de tráfico y mejorar la experiencia de usuario.

4.2 Información Personal.

EG ASSIST recolecta información identificable que es estrictamente necesaria para la prestación de sus servicios y la gestión comercial. Dependiendo del tipo de usuario, los datos recolectados incluyen:

• Datos Generales y de Identificación: Nombres, apellidos, tipo y número de documento (pasaporte o identificación nacional), nacionalidad, fecha de nacimiento, género y país de residencia.
• Datos de Contacto: Correo electrónico, número de teléfono, dirección postal y contactos de emergencia.
• Datos Financieros y Transaccionales: Información requerida para procesar pagos de servicios o liquidar comisiones a nuestros aliados comerciales (Partners).
• Datos Sensibles (Salud): Información médica, historial clínico o diagnósticos que sean estrictamente necesarios para la coordinación y prestación efectiva de los servicios de asistencia médica.
• Datos de Menores de Edad: El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará observando siempre sus derechos fundamentales y respetando su interés superior. En el caso de la adquisición de planes de asistencia familiares o grupales, el suministro de la información personal y/o documentos de identidad (pasaportes) de los menores de edad por parte del padre, madre, tutor o representante legal durante el proceso de compra o solicitud de asistencia, así como la aceptación de la presente Política, constituirá la autorización previa, expresa e informada exigida por la ley para el tratamiento de dichos datos, con la finalidad exclusiva de emitir las pólizas y coordinar las atenciones médicas pertinentes.

4.3 Tratamiento de Datos Sensibles.

EG ASSIST observará estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, los cuales no se tiene la obligación de otorgar la autorización para tratarlos.

Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

• El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, EG ASSIT implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad, seguridad y sensibilidad de la información.

Los datos sensibles biométricos tratados, tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos. Para la recolección de estos datos, se deberá de garantizar que se cuente con la autorización previa y por escrito por parte del tercero

4.4 Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes.

Dicho tratamiento está destinado a salvaguardar un interés público esencial, el cual se evalúe en atención a los estándares internacionales de derechos humanos, y como mínimo, deberá satisfacer los criterios de legalidad, proporcionalidad y necesidad, salvaguardando los derechos fundamentales de los interesados.

Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes.

De esta forma, en caso de que se deba obtener información que verse sobre niños o niñas y adolescentes, los datos y autorización será tramitada o recolectado de manera expresa por medio del titular y de su representante legal, otorgando tratamiento que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Esta información será almacenada en las bases de datos generadas para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá ́ mientras que las finalidades de su recolección y conocimiento se mantengan, o en cuyo caso sus datos se conservarán hasta que muestre su oposición.

La información recolectada será tratada con los siguientes propósitos:

• Gestión del Servicio: Procesar la emisión de los planes de asistencia, facturación y gestión operativa de los servicios contratados. Así como, Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con los clientes.
• Prestación de la Asistencia (Transmisión a Terceros): EG ASSIST actúa como comercializador e intermediario. Para garantizar la prestación del servicio médico y logístico a nivel internacional, el Titular autoriza expresa e inequívocamente la transmisión y/o transferencia de sus datos personales y sensibles (salud) a las centrales internacionales de asistencia aliadas, terceros proveedores y a su red global de prestadores médicos. Dichas entidades actuarán legalmente como Encargados del Tratamiento, utilizando los datos única y exclusivamente para coordinar la emergencia, evaluar coberturas y ejecutar la asistencia.
• Cumplimiento Legal y Prevención de Fraude: Para efectos de cumplimiento de deberes legales o reglamentarios establecidos por las autoridades competentes. Así como para la recolección, consulta y tratamiento en los procesos de debida diligencia en la vinculación, actualización de clientes y monitoreo, de conformidad con las políticas internas de la compañía y para la prevención de lavado de activos, la financiación del terrorismo, la proliferación de armas de destrucción masiva, el soborno, el fraude y la corrupción.
• En este sentido, la compañía podrá realizar directamente la consulta de la información ante los Organismos de Seguridad del Estado y demás listas restrictivas, así como verificar antecedentes judiciales a nivel nacional e internacional, exclusivamente para el cumplimiento de las disposiciones legales y de las políticas internas relacionadas con la prevención del lavado de activos, la financiación del terrorismo, la proliferación de armas de destrucción masiva, el soborno, el fraude y la corrupción.
• Comunicaciones y Marketing: Enviar información sobre nuevos productos, promociones, boletines informativos (Newsletters) y encuestas de satisfacción a través de correo electrónico, mensaje de texto (SMS) o WhatsApp. El usuario podrá solicitar la baja de estas comunicaciones en cualquier momento, siguiendo las instrucciones de cancelación de la suscripción incluidas en cada comunicación o contactandonos a través de nuestros canales oficiales .
• Gestión de Partners: Administrar la relación con aliados comerciales, rastreo de ventas y liquidación de comisiones.
• Manejo IA: Tratar los datos personales de los clientes mediante plataformas de inteligencia artificial con el fin de optimizar la prestación de servicios, mejorar la experiencia del usuario, realizar análisis predictivos de comportamiento de consumo, personalizar ofertas comerciales, automatizar procesos de atención al cliente (incluyendo chatbots y asistentes virtuales), evaluar riesgos comerciales y fortalecer los mecanismos de seguridad y prevención de fraude.
• Sistema Videovigilancia: En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de videovigilancia o CCTV su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.
• Firma electrónica: Los datos biométricos recopilados en el proceso de firma electrónica implementado en EG ASSIST tendrá por finalidad principal la suscripción de los documentos legales con la Compañía, el cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la relación comercial suscrita y servir como elemento probatorio o soporte legal ante una reclamación, demanda o requerimiento judicial.

Dada la naturaleza global de los servicios de asistencia y que EG ASSIST se encuentra en los Estados Unidos, los datos personales del Titular (incluidos los datos sensibles) podrán ser transferidos y transmitidos a servidores, proveedores, centrales de asistencia y prestadores médicos ubicados en terceros países. Al aceptar esta política, el Titular otorga su consentimiento expreso para dichas transferencias internacionales, bajo la garantía de que EG ASSIST implementará las salvaguardas contractuales y técnicas necesarias para mantener un nivel adecuado de protección.

6.1 Transacciones Comerciales.

En el evento de que experimentemos una transacción comercial, como una fusión, la adquisición por parte de otra empresa o la venta de la totalidad o una parte de nuestros activos, su Información Personal puede estar entre los activos transferidos. Usted reconoce y acepta que dichas transferencias pueden ocurrir, y que cualquier adquirente de nuestros activos puede continuar procesando su Información Personal según lo establecido en esta política.

7.1 Deberes de los Responsables.

EG ASSIST como responsable del tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Asegurar que los sistemas de IA respeten los principios de protección de datos (finalidad, protección de datos, circulación restringida, seguridad, transparencia)
• Evaluar previamente los riesgos del uso de IA sobre los datos personales e implementar controles
• Garantizar la seguridad de los datos en los procesos de IA (anonimización o seudonimización cuando sea posible, controles de acceso a modelos y datasets, trazabilidad de consultas y resultados)

7.2 Deberes de los Encargados.

Los encargados del tratamiento de datos personales deberán de cumplir con lo siguiente, de conformidad a lo establecido en la normatividad vigente:

• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
• Tratar los datos personales únicamente por cuenta del responsable del tratamiento de datos personales conforme a las políticas y lineamientos impartidos por el responsable.
• Suscribir los correspondientes contratos de transferencia o transmisión de datos personales.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los encargados deberán cumplir las condiciones mínimas de seguridad definidas por la Ley 1581 de 2012 y demás normatividad vigente.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Verificar que el responsable del tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del titular.
• Implementar controles técnicos específicos para IA.
• Informar al responsable sobre fallas, incidentes o comportamientos anómalos del sistema de IA que puedan generar filtraciones, decisiones erróneas, uso indebido de la información.

La Compañía podrá utilizar herramientas de inteligencia artificial para el análisis, estudio y proyección de información, así como para apoyar la toma de decisiones relacionadas con las metas y objetivos corporativos, garantizando en todo caso que dicho tratamiento se realice conforme a las finalidades autorizadas por los titulares, bajo control humano, con medidas de seguridad reforzadas y sin que la información personal sea utilizada para fines distintos a los definidos por la Compañía.

EG ASSIST protege los datos personales mediante la implementación de medidas técnicas y administrativas razonables orientadas a evitar su pérdida, alteración, divulgación o acceso no autorizado. Esto incluye el uso de protocolos de encriptación y navegación segura (SSL/TLS), pasarelas de pago certificadas, sistemas de verificación CAPTCHA y controles de acceso interno con principios de mínimo privilegio.

Si bien EG ASSIST implementa estrictos estándares de la industria para proteger su información personal, el usuario debe comprender que ningún método de transmisión por Internet o sistema de almacenamiento electrónico es 100% seguro o infalible. Por lo tanto, aunque nos esforzamos por proteger sus datos, no podemos garantizar una seguridad absoluta frente a ataques cibernéticos de terceros ajenos a nuestra operación.

Conforme a la normativa aplicable, usted como Titular de los datos tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales inexactos, incompletos o desactualizados.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Ser informado respecto al uso que se le ha dado a su información personal.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que exija su conservación (por ejemplo, una asistencia médica en curso o requerimientos contables).
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Para ejercer sus derechos, el Titular, sus causahabientes o su representante legal deberán enviar una solicitud formal al correo electrónico: LLC@egassist.com.

10.1 Consultas.

Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Si no fuese posible responder en este plazo, se informará al interesado y se ampliará el término por cinco (5) días hábiles adicionales.

10.2 Reclamos (Actualización, corrección, supresión).

Serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si la solicitud requiere más tiempo para su resolución, se notificará al titular indicando los motivos de la demora y se dará respuesta en un plazo no mayor a ocho (8) días hábiles adicionales.

El sitio web de EG ASSIST utiliza «cookies» y tecnologías de seguimiento para mejorar la experiencia del usuario, recordar preferencias, procesar el inicio de sesión y analizar métricas de tráfico (ej. Google Analytics). El usuario puede configurar su navegador para bloquear o ser alertado sobre estas cookies.

Nuestro sitio web puede contener enlaces a sitios web de terceros. EG ASSIST no es responsable por el contenido, la seguridad o las prácticas de privacidad de dichos sitios ajenos a nuestra operación.

La Compañía cuenta con un sistema de video vigilancia y sistemas biométricos que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), como autoridad de control.

Las imágenes o datos biométricos deberán ser conservadas por el tiempo máximo definido de 30 días. En caso que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

Las imágenes o datos biométricos de personas determinadas o determinables, operaciones como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación, o reproducción en tiempo real o posterior, entre otras, son considerados como tratamiento de datos personales, y en consecuencia, se encuentran sujetas al sistema general de protección de datos personales adoptado por parte de la compañía.

La recolección y tratamiento de los datos personales se rige por las leyes vigentes de la República de Colombia. La presente política entra en vigencia a partir de su publicación en el sitio web de EG ASSIST. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas, o por el plazo que dicten las obligaciones legales, contables y fiscales aplicables.

EG ASSIST se reserva el derecho a modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Le notificaremos sobre cambios significativos a nuestra política enviando un aviso a la dirección de correo electrónico principal asociada a su cuenta o publicando un anuncio destacado en nuestro sitio web. Los cambios significativos entrarán en vigencia treinta (30) días después de dicha notificación. Los cambios no materiales o aclaraciones entrarán en vigencia de inmediato. Se le recomienda revisar el sitio web periódicamente para estar al tanto de las actualizaciones.